Das Projektportal ProjectCity ist der Schlüssel zum erfolgreichen Projektcontrolling

Was hat ein Projektportal mit Projektcontrolling zu tun?
Jedes Berichtswesen setzt auf konsistenten Basisdaten auf. Eine integrierte Umgebung zur Unterstützung des gesamten Projektmanagementprozesses ist die Basis.

Unser Grundsatz lautet:

• Schaffe Nutzen für das Projektteam
• Integriere, was vorhanden ist
• Berichte sind ein "Nebenprodukt"

Das Gesamtsystem besteht aus verschiedenen Komponenten. Vom Portal zur Anwendungsintegration über verschiedene Module zur Projektsteuerung bis hin zu einem übergreifenden Konsolidierungssystem und einem externen Web-basierenden Berichtssystem steht eine Vielzahl von Modulen bereit, die entsprechend Ihren Anforderungen kombiniert werden können. Funktion der Software im Einzelprojektmanagement Vorhabenbezogene Basisdaten Die Basisplanung des Projektes ist im Stammdatendokument sowie in Phasen-, Meilenstein- und Arbeitspaket-Dokumenten hinterlegt. Grafische Projektplanung Die bidirektionale Schnittstelle zwischen ProjectCity und MS-Project vermeidet Doppelerfassungen und kombiniert einfache Visualisierungsmöglichkeiten mit den Vorteilen einer dokumentenorientierten Lösung. Alternativ kann eine Planung auch grafisch in einem Java-Applet innerhalb der Notes-Datenbank erfolgen. Personenbezogene Basisdaten Alle Projektmitglieder sind mit Ihren Kontaktdaten im System hinterlegt. Ein pragmatisches Ressourcenmanagement verschafft Ihnen einen Überblick über die Auslastung der Projektmitarbeiter. Eine flexible Rechtesteuerung deckt alle Vorstellungen zum Thema Zugriffsrechte ab. Risikomanagement Auf Basis von projekttyp-spezifischen Checklisten erkennen Sie Ihre Projektrisiken. Eine klare Dokumentation von Risikoeinschätzung, Strategie und Maßnahmen hilft Ihnen, auch in kritischen Situationen den Überblick zu behalten. Die Maßnahmenverfolgung unterstützt beim aktiven Risikomanagement, und die Ad-hoc-Meldungen runden das Reporting an das Management ab. Meeting-Management Von der Agenda des Projekt-JourFix über das Protokoll bis zur Erzeugung von Aufgaben, Aktivitäten, Entscheidungsbedarfe und Beschlüssen bietet ProjectCity einen vollständigen und geschlossenen Prozess für effektives Meeting-Management. Maßnahmenverfolgung Es gibt nur noch eine Liste der offenen Aktivitäten. Egal, ob die Aktivität im Projektplan geplant war, in einem Meeting vereinbart wurde oder als Maßnahme zu einem Risiko entstanden ist: Sie verfolgen alles an einer Stelle. Jederzeit kann ein MS-Project-Plan erzeugt werden, der alle Aktivitäten beinhaltet. Listen der Entscheidungsbedarfe und Beschlusslisten entstehen ebenfalls "automatisch". Berichtswesen Statusberichte entstehen als Nebenprodukt aus den im System gepflegten Daten. Das erhöht nicht nur die Akzeptanz bei den Projektleitern, es verbessert auch die Qualität der Daten für das Multiprojektmanagement. Kosteninformationen können aus SAP übernommen werden. So wird die manuelle Erfassung im Statusbericht auf ein Minimum reduziert. Tätigkeitsberichte können ebenfalls im System hinterlegt werden. Eine Zuordnung der Tätigkeiten zu Aktivitäten ist möglich. Ist-Aufwände werden verdichtet und in den Statusbericht übernommen. Persönlicher Schreibtisch Auf dem persönlichen Schreibtisch findet jeder Projektmitarbeiter seine Aufgaben. Ohne überfüllte Mailboxen behält er seine Aufgaben und Endtermine im Blick. Funktion der Software im Multiprojektmanagement Auswahl der attraktivsten Projektideen Die Erfassung und Bewertung von Projektideen nach den Kriterien "Strategischer Nutzen" und "Operative Dringlichkeit" objektiviert die Bewertung von potenziellen Projekten. Die Darstellung des Projekt- oder Ideen-Portfolios unterstützt bei der Auswahl der "richtigen" Projekte. Projektübergreifendes Ressourcenmanagement Ein pragmatisches Verfahren zeigt auch in frühen Planungsphasen die projektübergreifende Auslastung der Mitarbeiter. Projektstatusberichte Die Projektstatusberichte sind die Informationsbasis für das Multiprojekt-Management. Dadurch, dass diese Berichte aus dem Arbeitswerkzeug des Projektleiters zur Einzelprojektsteuerung weitgehend automatisch erzeugt werden, ist eine hohe Qualität der Berichtsdaten gewährleistet. Risikomanagement Neben der unternehmensweiten Darstellung von Projektrisiken ist auch eine Integration des Projektrisikomanagements in das Unternehmensrisikomanagement möglich. Entscheidungsmanagement Die unternehmensweite Darstellung der Entscheidungsbedarfe beschleunigt Entscheidungsprozesse durch die neu geschaffene Transparenz. Portfolioberichte Grafisch aufbereitete projekt- und programmübergreifende Portfolioberichte entstehen automatisch auf Basis der Daten aus den Projektstatusberichten. Das Projektsteuerungswerkzeug ProjectCity... bildet verschiedenste Projekt-, Programm-, oder Vorhaben-Strukturen ab. ist ein flexibles Werkzeug zur Projektsteuerung. vereinfacht die Administration und Dokumentation in Projekten durch vorgegebene Strukturen und Abläufe. integriert bestehende Notes-basierende Anwendungen. kann mit der Weiterentwicklung des Projektmanagements mitwachsen. unterstützt Projekte an verteilten Standorten durch die Replikaktionsfähigkeit. sorgt durch die Unterstützung von Einzelprojekten für eine solide Datenbasis für das Multiprojektmanagement.